Administratief Congrescoördinator By ease

By ease is op zoek naar een enthousiaste en gezellige collega!

Ben jij een ervaren administratieve professional die energie haalt uit structuur, overzicht en zorgvuldige uitvoering? Vind je het prettig om te werken binnen duidelijke processen en krijg je er voldoening van als alles klopt? En zoek je een stabiele en zelfstandige functie binnen een betrokken en gezellig team? Dan zoeken wij jou.

Jouw functie

Als congrescoördinator bij By ease speel je een centrale rol in de administratieve voorbereiding en afhandeling van (inter)nationale congressen. Je werkt samen in een klein, ervaren team en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt: van de registratie tot facturatie, en het opmaken van nieuwsbrieven tot het inrichten van het abstractportaal.

Je werkt vaak aan meerdere congressen tegelijk, in verschillende fasen. Dat vraagt om een gestructureerde manier van werken, overzicht en nauwkeurigheid. Tijdens de congressen ben je op locatie aanwezig om praktische ondersteuning te bieden.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Gegevensverwerking en financiële afhandeling van deelnemer- en sponsorregistraties.
• Verwerken van abstracts en coördineren van het beoordelingsproces.
• Communicatie met deelnemers, sprekers en sponsoren per telefoon en e-mail.
• Het opstellen van online registratie- en abstract-indienformulieren (in Eventure).
• Bijhouden van content op congreswebsites (in WordPress).
• Uitvoerende ondersteuning tijdens congressen op locatie (enkele keren per jaar en meestal meerdaags, vaak met overnachting wat ruim een halfjaar van te voren bekend is)
• Opzetten en versturen van nieuwsbrieven.
• Bijkomende administratieve werkzaamheden.

Wie ben jij?

Je hebt een paar jaar ervaring in een ondersteunende of administratieve functie, bij voorkeur binnen events, communicatie of projectondersteuning. Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe systemen kennen.
We zoeken geen alleskunner, maar iemand die goed is in structuur, communicatie en samenwerken.

• 3+ jaar relevante werkervaring en hbo-werk- en denkniveau (ervaring telt voor ons zwaarder dan diploma’s).
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands (uitstekend) als Engels (goed)
• Ervaring met Word en Excel; ervaring met WordPress en een eventsysteem zoals Eventure is een pre.

Wat bieden wij jou?

• Werken in een gezellig team met ruimte voor eigen inbreng.
• Een uitdagende, zelfstandige en afwisselende functie met ondersteuning bij je persoonlijke ontwikkelingsbehoeften.
• Gedeeltelijk thuiswerken in overleg.
• Marktconform salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Over ons

Wij organiseren bijeenkomsten en (wetenschappelijke) congressen van A tot Z voor verschillende opdrachtgevers in met name het publieke domein. Ons team werkt nauw samen, met een heldere taakverdeling en veel aandacht voor kwaliteit. De sfeer is informeel, het werk serieus.
We zijn onderdeel van het Leids Congres Bureau, dat naast By ease ook werkt onder de merken PIT Actief, Sympopna en Academie.

Enthousiast?

Spreekt deze functie jou aan en herken je jezelf in het profiel? Stuur dan z.s.m. maar uiterlijk 24 juli je motivatie en cv naar Gijs Oskam via [email protected]. Vermeld ook vanaf wanneer je beschikbaar bent. Je ontvangt binnen een week een reactie.