overlay image

Congresondersteuning

"Dat doen we er wel even tussendoor" horen wij vaak van mensen die van plan zijn om zelf een congres te organiseren. In de praktijk blijkt dat nogal tegen te vallen. Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een congres. Wat dacht u bijvoorbeeld van een efficiënt, doeltreffend communicatietraject en het verzorgen van de professionele congresmaterialen?

Het Leids Congres Bureau heeft ruime ervaring met het organiseren van diverse soorten bijeenkomsten zoals: congressen, symposia, conferenties en studiedagen. Jaarlijks verzorgen wij gemiddeld 8 tot 10 nationale en internationale congressen in opdracht. De congressen variëren in lengte van één tot meerdaagse bijeenkomsten en in grootte van 50 tot 2000 deelnemers. Zij vinden op diverse locaties in Nederland plaats.

U kunt ervoor kiezen om de totale organisatie van uw bijeenkomst aan ons uit te besteden, of een gedeelte daarvan. Graag stellen wij in overleg met u een dienstenpakket samen dat aan al uw wensen en eisen voldoet. Dat voeren wij vervolgens uit, eventueel in samenwerking met uw eigen staf. Dienstverlening à la carte dus.

De dienstverlening van het Leids Congres Bureau:

  1. Congresplanning en -management
  2. Deelnemersregistratie
  3. Abstracthandling en sprekersadministratie
  4. FinanciŽn
  5. Sponsoring
  6. Expositie
  7. Sociaal programma, partnerprogramma en excursies
  8. Publiciteit
  9. On-site Management

Congresplanning en -management

Logistieke organisatie
- Opstellen van een tijdsplanning.
- Opstellen van een draaiboek.
- Voeren van overleg met het organisatiecomité.

Accommodatie
- Adviseren over en zoeken van geschikte een congreslocatie.
- Onderhouden van alle contacten met de accommodatie.
- Coördineren van afspraken inzake alle catering gedurende het congres (koffie/thee, lunch, receptie).
- Verzorgen van de aankleding van de zalen.
- Regelen van posterborden.
- Adviseren over en huren van audiovisuele middelen.

Drukwerk en mailing
- Begeleiding bij de opstelling van de volgende items:
huisstijl, briefpapier/enveloppen, first announcement,
second announcement, programmaboek, abstractboek
- Begeleiding van zet- en drukwerk van bovengenoemde drukwerk items.
- Samenstellen van mailinglijsten voor verzendingen van bijvoorbeeld congresbrochures of persberichten.
- Coördinatie van de verzending van de mailing(en) via een mailhouse.

Transport
- Verzorgen van transport van deelnemers tijdens het congres.
- Pendeldiensten tussen congreslocatie en hotels.

Openbaar vervoer
- Verzorgen van openbaar vervoerkaarten voor de deelnemers/sprekers.

Tolken
- Inhuren van vertaalcabines en overige apparatuur.
- Inschakelen van en contact onderhouden met professionele tolken.

Vertalingen
- Coördinatie m.b.t. vertalingen in de gewenste talen.

Deelnemersregistratie

Registratie deelnemers/sprekers
- Voeren van een secretariaat en het optreden als aanspreekpunt voor deelnemers/ sprekers.
- Verwerken van registraties van deelnemers/sprekers.
- Financiële administratie d.m.v. acceptatie creditcards en/of bankoverboekingen.
- Verzenden van een bevestiging van deelname incl. betalingsoverzicht en hotelreservering.
- Indien nodig het versturen van aanmaningen.
- Verzorgen van badges.
- Verzorgen van deelnemerslijsten.
- Maken van attendance sheets.

Internet
- Ontwerpen van een webpagina waarop de deelnemers zich on-line kunnen registreren voor de bijeenkomst en waarop zij gebruik kunnen maken van een beveiligde website om een on-line betaling te doen.

Hotelreserveringen
- Adviseren over en opteren van hotels in diverse prijscategorieën.
- Indelen van deelnemers/sprekers in de kamers.
- Financiële administratie van deelnemers m.b.t. hotelreserveringen.
- Verzenden van een bevestiging incl. betalingsoverzicht en hotelvoucher.

Abstracthandling en sprekersadministratie

Abstract handling
- Ontwerpen van een webpagina waarop de deelnemers on-line hun abstracts kunnen indienen.
- Invoeren in de computer van NAW-gegevens van de auteurs.
- Invoeren van titels/thema’s van de abstracts.
- Doorzenden van de abstracts naar de reviewers.
- Verzorgen van overzichten van ontvangen abstracts.
- Verzenden van acceptatie- of afwijzingsbrieven aan sprekers/poster presentatoren.

Sprekers
- Coördineren van de organisatorische afspraken met sprekers (w.o. declaraties, wensen AV-middelen, reis- en hotelboekingen).
- Corresponderen met sprekers omtrent het aanleveren van samenvattingen en PowerPoint presentaties .
- Bewaken van deadlines.
- Ontvangen en begeleiden van sprekers tijdens het congres.

FinanciŽn

- Opstellen, bewaken en bijstellen van een begroting.
- Openen en beheren van een bankrekening op naam van het congres
- Maken van afspraken met creditcard maatschappijen.
- Bijwerken van het deelnemersbestand incl. betalingen.
- Opstellen van financiële overzichten, waaronder de definitieve eindafrekening.

Sponsoring

- Adviseren inzake het opstellen van een sponsorplan.
- Organiseren van een sponsorbijeenkomst.
- Contracteren van mogelijke sponsors (in overleg met het organisatiecomité).
- Sluiten van overeenkomsten en afhandelen van de financiën met de sponsors.
- Coördineren van gesponsorde onderdelen zoals satellietsymposia, advertenties in drukwerk, leveren congrestas/map/schrijfblok, receptie/drankjes.

Expositie

- Uitnodigen van potentiële exposanten (in overleg met het organisatiecomité).
- Verkopen van standruimte.
- Contacten onderhouden met een standbouwer.
- Indelen van de stands/ vervaardigen van de exposantenlijst.
- Verzenden van alle benodigde informatie omtrent de op- en afbouw naar exposanten.
- Financiële administratie.
- Ontwerpen van een plattegrond.
- Coördineren van de op- en afbouw van stands tijdens het congres.

Sociaal programma, partnerprogramma en excursies

Sociaal programma, partnerprogramma
- Organiseren van diverse vormen van entertainment tijdens het congres
zoals feestavonden, diners, etc.
- Organiseren van partner programma’s in samenwerking met een cultureel organisatiebureau.
- Verzorgen van vervoer tussen congreslocaties/hotels/diverse locaties.
- Onderhouden van contacten met leveranciers.

Excursies
- Organiseren van excursies in aansluiting op het congresprogramma.
- Verzorgen van vervoer tussen congreslocaties / hotels / diverse locaties.
- Onderhouden van contacten met leveranciers.

Publiciteit

- Advisering inzake een promotieplan.
- Opstellen van een persbericht.
- Verzamelen van persadressen.
- Samenstellen van een persmap.
- Coördinatie van een fotograaf.

On-site Management

- Ontvangst en registratie van deelnemers en sprekers.
- Controle op de gang van zaken tijdens het congres.
- Verzorgen van de kasadministratie tijdens het congres.
- Controle op het sociale programma / partner programma.
- Begeleiding van excursies.